Vous avez une montagne de paperasse dans les rangements de vos bureaux et vous êtes constamment perdu quant à leur organisation ? Il est temps de changer cela ! Pour retrouver plus facilement vos documents et vous débarrasser des papiers encombrants, la meilleure solution qui s’offre à vous est la numérisation de documents. Mais en quoi cela consiste-t-il ? Comment faire ? Et quels sont ses avantages ? Les réponses dans cet article.
Qu’est-ce que la numérisation de documents ?
La numérisation de documents est le fait de convertir les informations d’un support physique au format numérique. Ce procédé réalisé à l’aide d’outils informatiques et/ou électroniques est utilisé par de nombreuses entreprises pour optimiser l’organisation de leurs documents. En effet, en numérisant vos documents, vous retrouverez plus facilement les informations dont vous avez besoin. Vos documents seront stockés dans un même endroit et vous pourrez les consulter à tout moment, éventuellement en ligne, en faisant une simple recherche.
Bien que la saisie informatique ne soit pas une tâche difficile à accomplir, elle est par contre chronophage. Elle nécessite de mobiliser un assez grand nombre de personnels, surtout pour les grandes entreprises qui ont plus d’une centaine de documents à traiter.
Comment numériser des documents ?
Pour numériser des documents, il vous faudra investir dans du matériel adéquat, notamment un scanner, des ordinateurs et des logiciels. Mais surtout engager une main-d’oeuvre compétente, car cette tâche demande de l’attention. Pour s’assurer de la qualité de la numérisation, il faudra en effet passer par une relecture et une correction manuelle.
En bref, numériser des documents requiert la mise en œuvre de moyens matériels, logiciels et humains. Et pourtant, toutes les entreprises n’ont pas forcément ces ressources. C’est pourquoi la plupart font appel à une société de saisie informatique pour s’en occuper. Elle met à votre service des opérateurs compétents qui disposent déjà de tous les équipements de qualités nécessaires à la réalisation de leur mission.
Quels sont les avantages de la numérisation de documents ?
Cette solution révolutionnaire est la mieux adaptée aux grosses entreprises qui ont des centaines, voire des milliers de documents à numériser. Mais elle peut également être utile à un usage personnel. Dans tous les cas, voici quelques-uns des avantages de la numérisation de documents.
Permet un accès facile et rapide aux documents utiles
Numériser ses documents rend les données ou les informations dont on a besoin, plus faciles à retrouver. En effet, les documents numériques peuvent être trouvés avec une simple recherche par mot-clé. Les jours où vous passiez des heures à chercher manuellement dans vos documents papier ne seront plus que de mauvais souvenirs ! De plus, vous aurez la possibilité d’accéder à vos documents à tout moment, voire partout où vous irez.
Procure un meilleur rangement
Numériser réduit également l’encombrement. Vous n’aurez plus à stocker un peu partout dans les rangements de vos bureaux des papiers de toutes sortes. Avec le temps, ces derniers se retrouvent même n’importe où, car parfois les rangements ne suffisent plus à les contenir. Grâce à la numérisation, votre espace de travail sera libéré de toutes les piles de dossiers qui font tache.
Permet d’être plus productif
En numérisant vos documents, vous gagnerez en productivité puisque vous serez mieux organisé. Vous ne travaillerez plus parmi des centaines de dossiers papier qui peuvent donner mal à la tête. Et vous ne perdrez plus de temps à chercher les informations dont vous avez besoin. En quelques clics sur votre ordinateur, vous les retrouverez.
Optimise la sécurité des documents
La numérisation des documents élimine le risque de perdre des informations importantes. Les dossiers papier ne sont pas éternels, ils peuvent être endommagés à tout moment ou même volés. En cas d’incident (inondation, incendie…), les documents papier ne sont plus récupérables. En les numérisant, vous pouvez être sûr de ne jamais les perdre en vous y prenant bien (sauvegarder régulièrement, stocker dans le Cloud, etc.).
Permet de partager les documents plus facilement
Les documents numérisés sont facilement distribués aux membres du personnel ou aux clients. En quelques clics, ils peuvent retrouver les documents que vous leur envoyiez dans leur boîte mails ou autres. Vous n’aurez ainsi plus besoin de faire des photocopies qui coûtent parfois assez cher en fonction du volume des documents à dupliquer.